Zarządzanie zespołem i jego potencjałem z perspektywy kierownika kojarzymy najczęściej z planowaniem grafika dla członków zespołu z przepisami polskiego prawa pracy. Jest to istotny element, a automatyzacja w obszarze planowania zgodnego z przepisami jest ceniona przez kierowników. Dobrze znać i używać narzędzia, które tę pracę ułatwiają oraz powiązać je z oczekiwaniami biznesowymi.

Menedżerowie zespołów, na podstawie swoich doświadczeń z planowania manualnego, dostrzegają korzyści z automatyzacji i digitalizacji tego obszaru, na przykład decydując się na TETA ME. Obawy przed popełnieniem „przepisowego” błędu znikają, gdy aplikacja informuje na bieżąco o możliwych niezgodnościach i dodatkowo bierze pod uwagę indywidualną sytuację pracownika, np. uprawnienia rodzicielski opiekunów dzieci do lat 4.

Warto zwrócić uwagę, że jest jeszcze druga strona medalu planowania grafików. To potrzeba wynikająca bezpośrednio z prowadzonego biznesu. W zależności od sektora, w którym działa firma, branży, a czasami indywidualnego sposobu organizacji w przedsiębiorstwie, czynnik biznesowy będzie odmienny.

W przypadku sprzedaży detalicznej, czy usług typu B2C elementem kluczowym będzie fluktuacja liczby Klientów. Liczba klientów w sklepie lub punkcie usługowych, która zmienia się w kolejnych godzinach danego dnia, jest inna w różnych dniach tygodnia, a dodatkowo może mieć odstępstwa w okresach przedświątecznych lub miedzy świętami.. Dlatego w temacie planowania grafików pojawiają się pytania, ile osób jest potrzebne do obsługi Klientów w przedziale czasowym, w jakich dniach należy zapewnić większy skład, tak aby optymalnie realizować zadania, nie narażając pracodawcy na wypłacanie nadgodzin i planując zadania w sposób efektywny. Równocześnie należy wyestymować, ile osób potrzebujemy do realizacja zadań, w taki sposób aby klienci byli zadowoleni z szybkości obsługi. Jednym słowem by nie musieli stać w długich kolejkach.

W sektorze usługowym, szczególnie w branży usług specjalizowanych dodatkowym aspektem ujmowanym przy planowaniu zasobów są kwalifikacje pracowników. Jeżeli do realizacji usługi potrzebna jest dedykowana umiejętność, uprawnienie, a nawet specjalność zawodowa lub naukowa, do układanki przepisy i liczba klientów, dochodzi element związany z szeroko pojętymi kwalifikacjami. Z jednej strony kierownik dba o sprawną obsługę klienta osiąganą dzięki kwalifikacjom, z drugiej dba o odpowiedni poziom tych kwalifikacji w zespole, co może oznaczyć planowanie rozwoju pracowników w wybranych dziedzinach lub pozyskanie do zespołu nowych osób, które posiadają pożądane kompetencje.

Sektory usług i sektor handlu charakteryzują się również elastycznością w zatrudnianiu. Dostosowując się do aktualnych potrzeb, firmy z tych sektorów korzystają w zwinności w zatrudnieniu. Dlatego podczas planowania grafików oprócz osób zatrudnionych na etacie – na podstawie umowy o pracę, pojawiają się osoby zatrudniona na podstawie umów zleceń. Mogą być to osoby, które w ten sposób „dorabiają sobie” podczas studiów lub na emeryturze. Dostępność osób, z tych grup może być uwarunkowana innymi obowiązkami, np. grafikiem zajęć na uczelni lub prywatnymi zobowiązaniami. Ma to odzwierciedlenie w preferowanych dniach lub godzinach pracy. W takim przypadku do listy przepisy, fluktuacja Klientów, kwalifikacje dochodzi element preferencji czasowych danej osoby, które mogą być uwzględnione podczas planowania.

Od kilku lat w kontekście HR pojawia się termin GIG economy. Podkreślana jest rola freelancerów, o niezwykle wysokich lub unikalnych kompetencjach, którzy pracują na rzecz firmy. Tzw. wolnych strzelców można zatrudniać na okres projektu, jak również na dłuższy okres do realizacji określonych działań. W tym przypadku osoby, które uzupełniają zespoły o rzadkie kompetencje mogą być dostępne tylko w określonym czasie, co oznacza konieczność dostosowania się do ich możliwości, również podczas planowania grafika. Dobrym przykładem obrazującym sytuacje, jest lekarz o unikalnej specjalizacji, który dla centrum medycznego może pracować tylko w poniedziałki lub zespół programistów z zewnętrznego softwarehouse, z umiejętności których możemy skorzystać w określonym czasie. Relacja taka może być realizowana również przez agencję pracy tymczasowej, gdzie specjalista jest pracownikiem agencji, a w firmie może realizować zadania, tylko w określonym czasie opisanym w umowie z agencją.

Czynników wpływających na sposób planowania grafików może być wiele i nie ograniczają się do wymogów prawa pracy. Stąd planowanie wymaganej obsady, harmonogramowanie, przydzielanie zadań jest złożonym procesem, dla którego kluczowe jest wsparcie przez nowoczesne technologie. Narzędzia analiz wspierające decyzje, aplikacje umożliwiające interakcje z pracownikami w celu szybkiego pozyskania informacji oraz rozwiązanie do sporządzania grafików automatyzują planowanie to cały ekosystem Workforce Management, dzięki któremu możliwa jest optymalizacja pracy w każdej z istotnych perspektyw.

 

Katarzyna Jaśniewicz
Product Manager Teta HR
Unit4 Polska

Przez ponad 20 lat kariery zawodowej związana z systemami informatycznymi wspomagającymi zarządzanie kapitałem ludzkim. Doświadczenie w obszarze HR zdobywała jako konsultant wdrażający systemy HR-owe oraz jako analityk aplikacji TETA, projektujący rozwiązania na potrzeby zmian przepisowych oraz specjalizowane moduły branżowe. Obecnie odpowiada za przygotowanie i realizację planów rozwoju produktu Teta HR mobilnej platformy dla pracowników Teta ME.