Telekonferencja, czyli grupowe rozmowy przez telefon, to codzienne narzędzie w komunikacji firm, których pracownicy przebywają w różnych miejscach w kraju czy za granicą. Jak wybrać oprogramowanie do telekonferencji, które zapewni łatwą organizację i zarządzanie rozmowami, niezawodność połączeń, bezpieczeństwo i efektywność kosztową?

Telekonferencja umożliwia dyskusję w gronie od kilku do kilkuset osób, które przebywają daleko od siebie, nawet w różnych krajach. Rozmowa odbywa się przy wykorzystaniu telefonu i może być realizowana, gdy nie mamy dostępu do Internetu. Klawiatura telefonu stanowi menu, za pomocą którego uczestnik telekonferencji ma dostęp do wielu funkcji (nagrywanie, wyciszanie, kontakt z pomocą techniczną i inne).

Dla kogo
Z telekonferencji najczęściej korzystają firmy, których pracownicy, a przynajmniej ich część, pracuje okresowo poza główną siedziba firmy – są w podróżach firmowych albo pracują w innych oddziałach. Powszechnie telekonferencje są też używane w kontaktach z partnerami biznesowymi, gdy nawiązane wcześniej relacje umożliwiają rezygnację z kosztownych i czasochłonnych spotkań bezpośrednich.

Korzyści telekonferencji
Wielu czytelników stwierdzi w tym momencie prawdopodobnie – nie ma co mówić o korzyściach, po prostu bez telekonferencji nie można dziś prowadzić biznesu. Racja, przy obecnych wymogach mobilności w biznesie, regularne grupowe spotkania twarzą w twarz są często niewykonalne. Dla porządku przedstawmy jednak po kolei profity z telekonferencji:
1)    Oszczędność czasu – na dojazd/przelot, zorganizowanie podróży (zakup biletów, rezerwacja noclegu itp.), przygotowanie do niej (a szczoteczkę do zębów wziąłeś?) i oczekiwanie na samo spotkanie (przy dłuższych podróżach niewykonalne jest dotarcie dokładnie na moment rozpoczęcia spotkania).
2)    Oszczędność pieniędzy – ograniczenie kosztów związanych z podróżami służbowymi: transport, noclegi, diety, ubezpieczenia i szczególnie istotne – kosztów nieproduktywnie spędzanego przez pracowników czasu podczas podróży.
3)    Usprawnienie pracy – o ile tradycyjne spotkanie trzeba planować z wyprzedzeniem, aby pracownicy zdążyli dobrzeć na miejsce, to telekonferencję można zwołać w każdej chwili, gdy tylko nie koliduje z innymi wydarzeniami. Jest to dobre rozwiązanie, gdy szybko trzeba przedyskutować jakiś problem czy pomysł w grupie.
Te trzy korzyści są zwykle najbardziej cenione przez użytkowników telekonferencji. Dodatkowo mamy też komfort w realizacji spotkania (nagrywanie, możliwość zdalnego wyciszania i udzielania głosu itp.) oraz dbałość o środowisko (mniej spalin – rezygnacja z dojazdu na spotkanie).

Twoja telekonferencja – jak wybrać narzędzie?
Na rynku są dostępne zarówno rozwiązania amatorskie, jak i profesjonalne, płatne oraz darmowe. Oferują je firmy specjalizujące się w usługach dla biznesu, operatorzy telekomunikacyjni i firmy świadczące usługi dla osób fizycznych. Czym kierować się przy wyborze odpowiedniego narzędzia?

Kryteria wyboru rozwiązania:
1)    niezawodność – czyli innymi słowy, jak ważne jest dla nas, aby telekonferencja odbyła się bez zakłóceń o wyznaczonej godzinie – czy dostawca rozwiązania bierze odpowiedzialność za jego niezawodność? Czy w razie problemów oferuje natychmiastowe wsparcie techniczne?
2)    funkcjonalność – czy chcemy korzystać z wachlarza udogodnień, jak udostępnianie agendy spotkania, automatyczne wydzwonienie uczestników, wyciszanie lub udzielanie głosu, blokowanie uczestników, pokazywanie dokumentów i prezentacji, nagrywania spotkania itd.?
3)    bezpieczeństwo – czy istotne jest, aby rozmów nie mogła słyszeć żadna niepowołana osoba – aby uniemożliwić osobom postronnym wejście do pokoju telekonferencyjnego? Jeśli spotkanie jest nagrywane – czy dostajemy gwarancję, że nikt spoza firmy nie będzie miał dostępu do nagrań? Czy wykorzystywane oprogramowanie jest bezpieczne dla wewnętrznej sieci firmowej (np. zabezpieczenia Skype są dziurawe jak ser szwajcarski…)?
4)    jakość dźwięku – czy akceptujemy przerwy w słyszalności i zakłócenia, jakie niesie transfer dźwięku oparty na internetowej technologii VoIP czy zależy nam na gwarantowanej jakości dźwięku dzięki wykorzystaniu komutowanej sieci telefonicznej?
5)    dostępność – czy istotna jest możliwość organizacji telekonferencji w dowolnej chwili, nawet wówczas, gdy część uczestników nie ma dostępu do Internetu?
6)    komunikacja międzynarodowa – czy będziemy prowadzić rozmowy także z osobami przebywającymi poza Polską? Jeśli tak, bardzo istotne jest udostępnianie w narzędziu tanich międzynarodowych numerów dostępowych.

Inne rozwiązania dla rozmów towarzyskich, inne dla biznesu
W sytuacjach towarzyskich, niebiznesowych, nie ma przeciwwskazań do wykorzystywania rozwiązań półprofesjonalnych, jakie zwykle oferują operatorzy telekomunikacyjni lub nawet zupełnie darmowych narzędzi. Rozmowa może wówczas nie odbyć się o umówionej godzinie, bo połączenie zostało zerwane. Nie ma gwarancji, że nie jest ona słyszana przez osoby postronne. Nie można też sensownie zarządzać przebiegiem dyskusji i mogą się pojawiać zakłócenia słyszalności. Jeżeli rozmowa ma dotyczyć koloru sukienki cioci Iwonki podczas imienin wujka Floriana, to nie jest to specjalnym problemem.
Podczas telespotkań firmowych nie można pozwolić sobie na ryzyko utraty łączności, czyli na sytuację, w której umawiamy w czasie pracy co najmniej kilka osób i dyskusja nie dochodzi do skutku. Straty wówczas to marnowany czas pracy i niszczony wizerunek firmy.
Przy telekonferencjach firmowych kluczowe znaczenie ma także możliwość sprawnej ich organizacji i realizacji. Niezbędny jest dostęp do szerokiego zestawu funkcji, np. automatycznej wysyłki zaproszeń i później przypomnień, wysyłki agend, automatycznego wydzwaniania i sprawdzenia listy obecności, autoryzacji po numerze telefonu, prezentacji materiałów czy wyciszania całej grupy uczestników.
I ostatnia, ale zasadnicza kwestia – bezpieczeństwo. Dotyczy dwóch obszarów – gwarancji, że konkurencja czy inne osoby postronne nie poznają treści rozmowy oraz eliminacji zagrożeń, jakie mogą przenikać do firmowej sieci przez nie dość profesjonalne narzędzia do telekonferencji.

Szczegółowymi poradami przy wyborze systemu telekonferencyjnego służy autor tekstu, Wojciech Orlicz, ekspert ds. narzędzi komunikacji biznesowej Focus Telecom Polska .