„Tak” czy „nie” dla prywatnych urządzeń w pracy?

BYOD (Bring Your Own Device) to trend polegający na używaniu prywatnych urządzeń mobilnych w środowisku pracy. tym Na rynku są popularne skrajne dwie opinie na jego temat.  Pierwsza z nich zakłada, że BYOD to krok naprzód dla całego przedsiębiorstwa, natomiast według drugiej ten nowy trend wcale nie jest tak korzystny, jak kiedyś uważano. Manish Sablok, szef działu marketingu na region Europy Środkowej, Północnej i Wschodniej w Alcatel-Lucent Enterprise, informuje o technologii, która pomoże dyrektorom ds. informatycznych w wyborze pragmatycznej (opartej na analizie due diligence oraz kompleksowej ocenie 360 stopni) strategii wdrożenia modelu BYOD w sposób dostosowany do potrzeb firmy i ról użytkowników.

Czy warto wdrożyć w firmie model BYOD? Jego zwolennicy przekonują, że jest to kolejny, naturalny etap rozwoju przedsiębiorstwa. Coraz więcej osób korzysta z mediów społecznościowych i narzędzi on-line, a na rynku pojawiają się coraz to nowe tablety i smartfony. Pracownicy oczekują więc, że firma pozwoli im korzystać podczas pracy z urządzeń, które najbardziej im odpowiadają. Przedstawiciele drugiej szkoły uważają jednak, że ten nowy trend nie jest tak korzystny, jak mogło się kiedyś wydawać, zwłaszcza ze względu na problemy dotyczące bezpieczeństwa, kosztów i zarządzania danymi.

Niedawno do dyskusji przyłączyła się firma Aberdeen Group. Z przeprowadzonych przez nią badań wynika, że przedsiębiorstwo korzystające z 1000 urządzeń mobilnych wydaje rocznie średnio o 170 tys. dolarów więcej, jeżeli stosuje model BYOD.

Co w takiej sytuacji można doradzić dyrektorom ds. informatycznych? Przede wszystkim powinni oni rozważyć wszystkie „za” i „przeciw” dotyczące modelu BYOD, biorąc pod uwagę z jednej strony koszty, z drugiej – potrzeby pracowników, kulturę przedsiębiorstwa, wymagania biznesowe i bezpieczeństwo.

Powszechnie uważa się, że tzw. generacja „Z”, która wchodzi obecnie na rynek pracy, będzie używać w biurach własnych smartfonów i tabletów.

Z badań przeprowadzonych niedawno przez firmę Computacenter wynika jednak, że w rzeczywistości generacja ta podchodzi do koncepcji BYOD z dużo mniejszym entuzjazmem niż dyrektorzy ds. informatycznych. Mniej niż połowa ankietowanych młodych ludzi uznała, że używanie prywatnych urządzeń w pracy zwiększyłoby ich produktywność, podczas gdy wśród dyrektorów pogląd ten wyraziło prawie 70%.

Ponadto tylko 17% przedstawicieli generacji „Z” stwierdziło, że chce korzystać z mediów społecznościowych, aby kontaktować się z kolegami z pracy. Większość wolała używać w tym celu czatu lub poczty elektronicznej. Okazało się, że zwyczaje nowej generacji nie zmieniają się tak szybko, jak oczekiwano.

Polityka w zakresie BYOD powinna być dostosowana raczej do indywidualnych profili użytkowników niż charakterystyki całej generacji. Wówczas model ten może rzeczywiście zwiększyć produktywność.

Dyrektorzy ds. informatycznych powinni sprawdzić, co każdy pracownik robi w firmie i czy potrzebuje własnych urządzeń, aby lepiej wykonywać swoją pracę. Jeśli rola pracownika nie wymaga kontaktów z klientem, często nie dostrzega on, że BYOD może zwiększyć produktywność. W firmie handlowej lub w szpitalu używanie tabletów może jednak przynieść wiele korzyści: ułatwia i przyspiesza odpowiadanie na pytania klientów oraz sprawdzanie stanu zdrowia pacjentów, co wpływa nie tylko na produktywność pracowników, ale również na zadowolenie klientów czy pacjentów.

Przyjrzyjmy się teraz kosztom. Trzeba przyznać, że dla dyrektorów ds. informatycznych wdrożenie modelu BYOD może oznaczać znaczne korzyści. Tablety są trwałe, co szczególnie doceniają kierownicy działów informatycznych, a jeśli zostaną zamówione hurtowo, to ich koszt jednostkowy będzie stosunkowo niski w porównaniu z laptopami.

O ile BYOD zapewnia wszystkim generacjom pracowników większy wybór, to często sprawia, że firma traci poczucie kontroli nad urządzeniami i całą organizacją. Pojawiają się obawy dotyczące np. fizycznego bezpieczeństwa urządzeń (tablety poza miejscem pracy są narażone na kradzież) lub ryzyka utraty danych, a praca kierowników działów informatycznych staje się trudniejsza i obciążona większym ryzykiem. BYOD komplikuje również przesunięcia pracowników na inne stanowiska lub zatrudnianie nowych, podnosi koszty operacyjne oraz zwiększa narażenie systemu na ataki wirusów i szkodliwego oprogramowania.

W takich sektorach jak obronność czy finanse, gdzie bezpieczeństwo danych ma szczególne znaczenie, firmy raczej nie pozwalają pracownikom na korzystanie z własnego tabletu lub smartfonu, ale starają się zwiększyć ich produktywność poprzez zastosowanie odpowiednich aplikacji na wybranych urządzeniach. Ostatecznie to aplikacje stymulują wprowadzanie modelu BYOD oraz generują korzyści, jakie przynosi on pracownikom.