Duże firmy sprzątające to organizacje, w których struktura pracownicza, zakres wykonywanych obowiązków i stopień skomplikowania wykonywanych kontraktów są wyzwaniem dla zarządzających nimi managerów. Co zaskakujące, wśród najważniejszych zadań z zakresu zarządzania projektami cleaningowymi jest… prewencja.

Zarządzanie firmą sprzątającą, zwłaszcza dużą, to olbrzymie wyzwanie. Duże kontrakty, tysiące pracowników, zróżnicowane obiekty, szeroki wachlarz technologiczny– to niezliczone możliwości popełnienia błędu każdego dnia. A błędy są kosztowne – mierzone nie tylko wielkością kar zapisanych w umowie, ale również odpowiedzialnością cywilną.

Jak zatem tak duże firmy jak Seris Cleaning, która zatrudnia ponad 3 tys. osób, radzą sobie z problemami, niedopatrzeniami i błędami, wynikającymi z codziennej pracy rzeszy pracowników liniowych na obsługiwanych milionach metrów kwadratowych powierzchni?

– Sprzątanie może wydawać się prostą czynnością, jednak w rzeczywistości wymaga precyzji i odpowiedniego planowania – mówi Małgorzata Kmieć, Dyrektor Operacyjna Seris Cleaning. – Nie mniej jednak ważnym aspektem w tej usłudze jest prewencja, czyli zapobieganie problemom, zanim one wystąpią. Zasadniczymi składnikami prewencji są audyty, szkolenia, plany działania oraz stały nadzór. Bardzo istotna też jest komunikacja z klientem – który powinien wiedzieć jakie mogą wystąpić zagrożenia i w jaki sposób chcemy je zniwelować.
Niedopatrzenia pracowników w każdej branży zdarzały się i zdarzać się będą – wszędzie tam, gdzie pracuje człowiek, jest miejsce na błędy i na ich poprawę. Najczęściej firma cleaningowa spotyka się z trzema rodzajami problemów – brakiem pracownika, nienależytym wykonaniem pracy lub uszkodzeniem mienia. W przypadku absencji pracownika sprawa jest prosta – firma organizuje zastępstwo. W przypadku nienależytego wykonania usługi menadżer sprawdza przyczynę i w zależności od problemu wdraża działania naprawcze. Jedne z najczęściej pojawiających się błędów do problemy związane z nieodpowiednim zastosowaniem środków, czy nieuwagi pracowników.

Największym wyzwaniem dla firmy cleaningowej jest przypadek, gdy dochodzi do zniszczenia mienia w związku z wykonanym sprzątaniem. W takim przypadku najczęściej angażuje się technologa, który dokonuje wnikliwego audytu i ustala przyczynę problemu.

Sprzątanie jest i trudne, i proste – mówi Ewelina Strojna, Dyrektor ds. Technologii i Rozwoju w Seris Cleaning. – To się tak tylko wydaje, że wystarczy pracownika wyposażyć w narzędzia i środki czystości i wskazać obiekt do sprzątania. Nic bardziej mylnego. U wielu obsługiwanych przez nas klientów są wprowadzone wysokie standardy, których zobowiązani jesteśmy przestrzegać. Stąd też koncentrujemy się na specjalistycznych szkoleniach dla pracowników każdego szczebla, często w kooperacji z firmami technologicznymi i dostawcami. Pracownik musi mieć być wyposażony w specjalistyczną wiedzę, dzięki czemu jesteśmy wstanie uniknąć często występujących szkód cleaningowych.

Najważniejsza jest prewencja
Cleaning to branża, w której pracownicy wszystkich szczebli nieustannie się szkolą. W związku z tym, że branża cały czas dynamicznie się rozwija, kompetencje pracowników muszą iść w ślad za tym. Postęp technologiczny jest mocno zauważony w usługach cleaningowych, stąd też coraz większe zaangażowanie pracowników z umiejętnościami technicznymi i technologicznymi. Zasada jest prosta: im większe kompetencja, tym prawdopodobieństwo wystąpienia szkody mniejsze.

Skuteczne i niezbędne są szkolenia podstawowe czyli te, które są przeprowadzane przed i w momencie rozpoczęcia pracy na danym obiekcie. Plan szkoleń ustawiony jest po wcześniejszym bardzo skrupulatnym audycie zerowym, w wyniku którego stworzony jest plan higieny i zostaje dobrana odpowiednia technologia sprzątania. Powstały materiał jest kompendium wiedzy dla zarządzających, w tym do przygotowania i przeprowadzania szkoleń na każdym etapie.

Odbywające się cykliczne szkolenia dla pracowników. Jedne z nich dotyczą stricte szkód cleaningowych, skoncentrowanych na przyczynach ich powstawania i metodach przeciwdziałania.

– Nasi technologowie i dostawcy mają szeroką widzę na ten temat. Korzystamy również z ich wiedzy i wsparcia – mówi Małgorzata Kmieć. – Wolimy położyć nacisk na szkolenia, edukację i prewencję niż na naprawianie szkód. Nie ukrywam, że te szkolenia cieszą się największym zainteresowaniem wśród naszego zespołu.
– Szkolenia obejmują nie tylko nasz personel, ale także i pracowników klienta – mówi Ewelina Strojna. – Klient przeważnie nie ma takiej wiedzy jak firma sprzątająca i może stawiać wymagania, które są nie do spełnienia, może oczekiwać działań, które są szkodliwe dla jego obiektu – stąd potrzeba edukowania i współpracy z klientem.

Testowanie to też prewencja
Większość nowych budynków ma standardowe powierzchnie, do których są dostępne karty technologiczne – zawierające informacje od producenta o sposobie ich pielęgnacji i czyszczeniu. Gorzej, gdy obsługa dotyczy starych budynków. Tutaj karty technologiczne nie zawsze są dostępne. W takich przypadkach za zgodą klienta firma cleaningowa robi próbę zastosowania odpowiednich środków i urządzeń na niewielkim fragmencie powierzchni. Jeśli testy wychodzą pomyślnie, tworzy się pod to odpowiedni plan technologiczny.

Z pozoru prosta usługa, jaką jest sprzątanie, niesie ze sobą wiele wyzwań. Duża firma sprzątająca borykać się musi nie tylko z rotacją personelu i koniecznością utrzymania przez nowych pracowników wypracowanych już standardów, ale także z dużym stopniem skomplikowania usługi na wymagających obiektach, głównie z branży spożywczej czy przemysłu. Utrzymanie i aktualizacja wiedzy wśród szerokiej rzeszy pracowników na wielu szczeblach wymaga ciągłego szkolenia, sprawdzania jakości, aktualizacji i wdrażania poprawek. To nieustanna praca nad jakością usługi, która nigdy nie ma końca.